Cómo ser más productivo en la Nube – Parte 3

 

Una nueva opción de trabajo en equipo – Grupos de Office 365

Cuando debemos trabajar en un proyecto con un equipo de personas, como por ejemplo una presentación a un cliente o una nueva línea de negocios, tenemos distintas formas de administrar la información que se genera.
Una forma convencional es intercambiar correos, donde mediante cadenas de e-mails se llevan conversaciones y se intercambian distintas versiones del mismo documento. Esto tiene sus desventajas, ya que un mismo mail puede ser respondido por distintas personas generando varios hilos. Además, si alguien se suma al proyecto un tiempo después de ya comenzado, es complicado transmitirle el conocimiento generado o que pueda acceder fácilmente a toda la documentación. O por ejemplo saber cuál es la última versión de un documento en el cual varias personas han estado trabajando. En resumen, a medida que el proyecto crece utilizar el mail como medio de trabajo en grupo se termina volviendo desorganizado.

Para que esto no suceda se pueden utilizar sitios de SharePoint (como por ejemplo sitios de Equipo o de Proyecto) pensados para trabajo en equipo, que permiten guardar los documentos en un repositorio común (librería de documentos) con funcionalidades de administración de permisos, coautoría y versionado documental e incluso con una papelera de reciclaje que permite recuperar información eliminada. Sumado a lo anterior, estos sitios cuentan con listas de contactos y calendarios para mantener al equipo sincronizado, entre otras funcionalidades que permiten lograr soluciones más sofisticadas al poder hacer uso de tipos de contenidos y columnas de sitio.
De todas formas si bien un sitio de SharePoint se puede integrar con carpetas públicas de Exchange, puede no terminar de reemplazar del todo la inmediatez y comodidad del correo, con lo que algunas personas siguen utilizando e-mails para interactuar y mantener actualizados a los miembros del equipo.

Una de las propuestas de Microsoft más recientes para trabajo en equipo es “Grupos” de Office 365 y conceptualmente podríamos decir que surge de combinar un repositorio de documentos con emails de Exchange, pero también emulando los grupos de Yammer a la hora de mostrar las conversaciones que se generan.

La experiencia de los Grupos de Office 365 busca ser bastante simple. Los usuarios pueden rápidamente dar de alta nuevos Grupos desde el Outlook Web App (y próximamente desde Outlook 2016) y otorgar permisos de accesos sobre este. Al crearse un Grupo, por detrás se está creando una dirección de correo para el grupo(una lista de distribución para comunicarse con el grupo vía mail y registrar las conversaciones), un repositorio OneDrive for Business (para contener los documentos), un calendario de Exchange (para registrar las reuniones del grupo) y un block de notas (un archivo de OneNote que permite compartir notas e información). Todo esto al mismo tiempo e integrado en una misma experiencia, lo que permite que grupos de trabajo interactúen de una forma ordenada desde el vamos.

Aunque es una forma innovadora, rápida y práctica de crear un lugar de trabajo para equipos, no vemos a Grupos de Office 365 como un reemplazo directo de los sitios de grupo y colaboración de SharePoint, sino como una nueva propuesta que busca simplificar e integrar experiencias.

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A la izquierda del OWA aparecen listados los grupos de Office 365. Al seleccionar un grupo, en el medio se muestran las conversaciones generadas, con un resumen de quienes participaron, cantidad de respuestas y “likes”. Los integrantes del grupo pueden participar en las conversaciones desde la interface para Grupos del OWA o directamente enviando un email a la casilla de correo del grupo.

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Cada grupo se crea con su propio calendario, donde al agregar un nuevo evento son invitados los integrantes del grupo. En la vista de calendario se pueden mostrar eventos con distintos colores en función al grupo al que pertenecen.

Grupos de Office 365 Versus Sitios de Grupo de SharePoint:

Grupos de Office 365 es una nueva experiencia de trabajo pero no es un reemplazo a los sitios de SharePoint Online. La configuración que podemos hacer sobre un Grupo todavía es un tanto básica, posiblemente hecho profeso para simplificar. Por ejemplo, no podemos definir columnas (metadata) sobre los documentos, crear nuevas librerías o agregar webparts para lograr soluciones más sofisticadas como sí podemos hacer en un sitio de SharePoint. Quizás lo más preocupante es que de momento tampoco existe una papelera de reciclaje de Grupos, por lo que si alguien con permisos suficientes elimina un grupo no habría forma de recuperar dicha información. De todas formas una de las ventajas de Office 365 es que está en evolución constante (por ejemplo recientemente se agregó una papelera de reciclaje para recuperar archivos eliminados dentro de un grupo) con lo que posiblemente algunos de estos puntos sean atacados en las próximas actualizaciones.


Conclusión

Con este artículo le hemos querido presentar tres ejemplos prácticos de nuevas experiencias que han surgido recientemente en Office 365 que pueden ayudarle a aumentar su productividad y la de su equipo. Una que le permite aprovechar tiempos que a veces surgen estando fuera de la oficina, otra que aplica técnicas sofisticadas para brindarle información relevante para su trabajo y la última que integra diversas tecnologías para simplificar la forma en que su equipo maneja la información.

Además de su inmediatez (puede comenzar a aplicar estas experiencias de forma prácticamente inmediata en la mayor parte de los planes Office 365), lo interesante es que tampoco son estáticas, sino que tienen su propio plan de mejoras futuras que terminan trazando un camino de evolución. Pero estas no son las únicas iniciativas, sino que hay otras, como los portales “NextGen” que está preparando Microsoft, donde ya contamos con Office 365 Video y de los cuales próximamente se irán liberando nuevos portales.

La filosofía que hay por detrás es generar experiencias inteligentes (relevantes y personalizadas), sociales (motivar la participación), móviles (accesibles desde donde sea) y que se puedan utilizar de inmediato (sin necesidad de largas configuraciones). Esta constante evolución, practicidad y adaptabilidad es una de las características más poderosas de trabajar en Office 365.


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Martín Ferreira

Martín es Ingeniero de Sistemas y líder técnico del área de Portales y Colaboración en UruIT, especializándose en SharePoint y Office 365. Ha participado en una gran cantidad de proyectos y consultorías para clientes de Uruguay, Chile y EEUU desde las primeras versiones de ambos productos hasta la actualidad.

 

Cómo ser más productivo en la Nube – Parte 2

Descubra información de trabajo- Delve

Uno de los potenciales más atractivos de la nube está en crear nuevas experiencias integrando datos de diversas fuentes y combinándolos mediante técnicas de aprendizaje automático. Office Delve es una de estas nuevas experiencias que le permiten acceder a información de trabajo de forma inteligente.

Lo novedoso de Delve es que en lugar de buscar información en función a los criterios que usted solicita, se enfoca en ayudarlo a descubrirla de forma proactiva. Pero no cualquier información, sino aquella que puede ser relevante en ese momento para su trabajo.

Delve adapta la información a su caso particular fijándose en cómo trabaja e interactúa con sus colegas. Por ejemplo, es capaz de reconocer con quienes ha estado trabajando recientemente a partir de distintas señales como ser intercambios de mails, relaciones de jerarquía y accesos en común a documentos. Si varios colegas con los que interactúa últimamente han visto un documento, es probable que a usted también le interese por lo que lo priorizará para mostrárselo.
 
Para lograr esto combina datos de personas, contenido y actividad a lo largo de Office 365, aplicando técnicas de aprendizaje automático para trazar relaciones (Office Graph mediante) e integrando documentos de SharePoint Online, Exchange Online, OneDrive for Business y Yammer. Todo esto respetando la privacidad, ya que no cambia ningún permiso sobre los documentos, mostrando al usuario únicamente documentación sobre la que ya contaba con acceso.
 
Una vez que se comienza a comprender el concepto que hay por detrás, la siguiente pregunta natural es, ¿Para qué me sirve en el día a día? Quizás una de las mejores definiciones la dio Satya Nadella (CEO de Microsoft) al sugerir que pensemos en Delve como nuestro lector de noticias para cosas del trabajo.

 

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‘Inicio’ permite descubrir contenido de interés en los que han estado trabajando mis colegas mientras que ‘Yo’ ver documentos relevantes en los cuales ha participado. ‘Paneles’ permite agrupar documentos y ‘Contactos’ acceder a fichas informativas y documentos de sus Colegas. En la imagen se pueden observar fichas de documentos PDF, Word, Excel Y PowerPoint provenientes de OneDrive, SharePoint Online y correo electrónico.

 

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Tres sugerencias prácticas de uso:

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Al comenzar el día, antes de abrir Outlook y perderse en los mails, no es mala idea pasarse por Delve para descubrir información relevante en la que están trabajando sus colegas. En caso de tener interés en una persona en particular basta con clickear en su foto de contacto o buscarlo por su nombre para actualizarse sobre que ha estado trabajando. Recuerde que verá únicamente documentación sobre la que tiene permisos de acceso.

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El buscador permite buscar colegas pero también temas. Algunos ejemplos de búsqueda podrían ser el nombre de un cliente o un tema en el que esté trabajando. Pero recuerde que no es un buscador tradicional, ya que no le retorna todos los resultados posibles sino un subconjunto de información priorizada para usted.

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Al encontrar un documento que sea de interés, cuenta con la opción de agregarlo a un panel usando el botón “Agregar a un panel” al final de la tarjeta. Agregar documentos a paneles le permite agruparlos y le facilita poder retornar luego al documento. Eso sí, tenga en cuenta que el nombre de un panel es público.


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Martín Ferreira

Martín es Ingeniero de Sistemas y líder técnico del área de Portales y Colaboración en UruIT, especializándose en SharePoint y Office 365. Ha participado en una gran cantidad de proyectos y consultorías para clientes de Uruguay, Chile y EEUU desde las primeras versiones de ambos productos hasta la actualidad.

 

 

Cómo ser más productivo en la Nube – Parte 1

Introducción

Optar por utilizar servicio en la nube no es únicamente una cuestión de economía o de practicidad. La forma de trabajo ha evolucionado de forma tal que es requisito poder acceder a la información de operación inmediatamente y no solamente desde la oficina, sino desde cualquier ubicación y dispositivo inteligente. Esto trae aparejado nuevas problemáticas relativas a la seguridad y el control que tiene la organización sobre su información y desde donde esta se accede, problemas que Office 365 ataca como una plataforma integral de diversas formas efectivas.

Office 365 permite acceder a una solución empresarial que combina suite informática, servidor de e-mail, portal de colaboración, repositorio documental, comunicaciones unificadas y redes sociales empresariales a un costo acorde a la cantidad de usuarios a subscribir, lo que es conveniente.

Además, al correr en hardware que administra Microsoft libera al personal de IT de varias tareas repetitivas de infraestructura como tener que monitorear el rendimiento de los servidores, aplicar parches de seguridad, realizar respaldos de bases de datos y migraciones de versiones de producto, permitiéndole centrarse en crear nuevas soluciones que aporten valor al negocio y en su evolución.

Es probable que si usted utiliza herramientas Microsoft y participa de la toma de decisión de su organización, este evaluando utilizar Office 365 o directamente ya esté utilizándolo. A continuación le contamos acerca de aplicaciones y usos de Office 365 que lo ayudarán a ser más productivo en su trabajo diario.

Aproveche sus tiempos – Aplicaciones de Office

¿No le ha pasado preparar una presentación y querer hacer un repaso? ¿O que se le ocurra agregar una nueva idea al documento que estuvo trabajando horas antes? Muchas veces esto sucede durante un tiempo muerto, como al estar esperando transporte o tomando un café e implica abrir la notebook (si es que la llevamos con nosotros), lo que no se termina haciendo por ser impráctico. La respuesta para aprovechar estos momentos está en utilizar Office desde su dispositivo móvil.

Para aquellas subscripciones de Office 365 que cuentan con Office para equipos (por ejemplo planes Empresa o Empresa Premium) además de poder  instalar Office en PC y Mac, cuentan con aplicaciones para tabletas y teléfonos (hasta en 5 dispositivos de cada categoría).

Las últimas versiones de las aplicaciones de Word, Excel y PowerPoint para celulares y tablets (iPhone, IPad, Android, Windows) se encuentran muy evolucionadas, permitiendo trabajar con sorprendente comodidad. Incluso una vez que la aplicación conoce los lugares donde se encuentran sus documentos en la nube (por ejemplo en OneDrive for Business o en librerías de SharePoint Online), le muestran un listado de los últimos documentos en los que trabajó sin importar el dispositivo que utilizó.

De todas las versiones, quizás Android era la que estaba un poco más atrás si la comparábamos con la de IPhone, pero eso ha cambiado desde hace aproximadamente un mes con la nueva versión de las aplicaciones de Office para Android que ya no se queda atrás en funcionalidades.

Al abrir las aplicaciones de Office podemos ver los documentos que editamos recientemente, simplificando retomar un documento que trabajamos desde la versión de Escritorio.
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Desde la aplicación de PowerPoint es sencillo modificar las notas de una diapositiva, su texto (incluido formato) y organizar formas e imágenes.

Incluso permite iniciar una presentación desde el dispositivo en pantalla completa.

New Microsoft PowerPoint Presentation

La aplicación de Word permite optar por ver un documento en su vista original o una especial que adapta el contenido a la pantalla del dispositivo, facilitando su edición.

Desde estas aplicaciones podemos crear, abrir y guardar directamente sobre SharePoint Online o OneDrive Business.

También existen aplicaciones para Excel, OneNote y Outlook.


MDM – Tema relacionado:

Relativo a acceder a la documentación de la organización desde dispositivos móviles, es importante tener en vista que Microsoft recientemente comenzó a ofrecer funcionalidades de Administración de Dispositivos Móviles (MDM) de forma gratuita para las subscripciones pagas de Office 365 (Planes Business, Enterprise, EDU y Gobierno). Permite a las empresas restringir el acceso desde aplicaciones móviles en dispositivos Windows Phone, iOS y Android a Office 365 solamente a aquellos dispositivos autorizados o que cumplan determinadas reglas o políticas definidas en la organización. Incluso permite borrar el contenido de un dispositivo registrado si se pierde o es robado, pudiendo borrar todo o únicamente el contenido asociado a Office 365, como ser mails, documentos o archivos de OneDrive.


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Martín Ferreira

Martín es Ingeniero de Sistemas y líder técnico del área de Portales y Colaboración en UruIT, especializándose en SharePoint y Office 365. Ha participado en una gran cantidad de proyectos y consultorías para clientes de Uruguay, Chile y EEUU desde las primeras versiones de ambos productos hasta la actualidad.

Como validar Office 365 con un piloto de un mes – Parte 2: Agregando usuarios y dándoles una correcta bienvenida

Esta serie de artículos busca poder guiarlo en las primeras etapas de configuración de un piloto de Office 365. En la Parte 1 detallamos cómo acceder a un trial gratuito por un mes de Office 365 y como dar de alta su organización. Ahora detallaremos como dar de alta a los usuarios que lo acompañarán durante la validación del piloto y compartiremos con usted un posible mensaje de bienvenida para que sean introducidos a Office 365 y puedan comenzar a utilizarlo lo más pronto posible.

Parte 2: Agregue a los usuarios de su organización y deles la bienvenida:

Para agregar nuevos usuarios, debe ingresar al centro de administración de Office 365 y seleccionar la opción “Configurar”.

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Como accedo al centro de administración de Office 365?:

En caso que haya cerrado la ventana luego de crear la organización y quiera acceder al centro de administración de Office 365, ingrese a https://potal.office.com y autentíquese con la cuenta administradora del piloto que creó. En caso que no haya anotado la dirección de email de la cuenta para el piloto, Microsoft le envía la información a la casilla de correo alternativa que ingresó al darse de alta. Una vez autenticado, seleccione la opción “Administrador” en la barra de Office como se puede ver en la siguiente imagen:

  • Una vez dentro del centro de administración y si es la primera vez que se accede, al seleccionar “Configurar” se pide elegir un dominio. Lo recomendado para un piloto es comenzar utilizando el dominio por defecto durante el período de evaluación y luego actualizarlo al dominio de la empresa en etapas posteriores, cuando se avance en a un despliegue completo del servicio. Para efectos de este artículo, marcaremos la opción por defecto y a continuación haremos click en “Siguiente”.

  • Para agregar usuarios seleccione la opción “Agregue usuarios y asigne licencias”.

  • A continuación seleccione la opción “agregar usuarios de uno en uno” y luego seleccione “Siguiente”. Esto le permitirá crear cada usuario y asignarle sus respectivas licencias de a uno por vez.

  • El siguiente paso consiste en dar de alta los datos de cada usuario, así como su cuenta y contraseña. Puede optar por que el usuario este obligado a ingresar su propio password la primera vez que accede. Además puede reenviar la información de cuenta y password asignado hasta 5 casillas de mail.

Se recomienda utilizar información lo más parecida posible a la que se esté utilizando actualmente en su ambiente productivo On Premises si es que cuenta con uno. Por ejemplo, si la cuenta actual On Premises de un usuario se llama mgomez, mantener el mismo nombre al crear la cuenta en Office 365. Por último seleccione “Crear”.

Se puede repetir el procedimiento para cargar manualmente cada una de las cuentas de los usuarios que participan del Piloto. Es interesante saber que además de este mecanismo manual existen otras opciones de carga de usuario que permiten automatizar el proceso:

  • Mediante un CSV: Debajo de la opción de “agregar usuarios de uno en uno” puede agregar múltiples usuarios mediante la opción “Agregar usuarios en masa con un archivo .CSV”. Esta opción es bastante simple, donde se descarga y completa un archivo CSV donde cada columna es un atributo del usuario. Luego se sube y se dan de alta los usuarios.
  • Mediante el PowerShell de Windows: Utilizando el módulo de Microsoft Online PowerShell puede dar de alta usuarios mediante línea de comando. Puede acceder al siguiente artículo para mayor información: Agregar usuarios a Office 365 con Windows PowerShell
  • Azure Active Directory: A futuro y una vez validado su piloto posiblemente desee que las cuentas se creen de forma sincronizada con su Active Directory organizacional. Para esto existe la herramienta de sincronización “Azure Active Directory”. Por más detalle puede acceder al siguiente vínculo: Azure Active Directory Connect

Mensaje de Bienvenida:

Una vez dada de alta la cuenta de un usuario, es importante poder darle las herramientas necesarias para que su experiencia en la solución sea la mejor posible. Una forma de maximizar la introducción a nuevos usuarios es enviándoles un mail de bienvenida con información de acceso y una introducción de uso.

Microsoft tiene algunas plantillas de mail que son muy útiles (como por ejemplo esta plantilla de correo de bienvenida ) pero que están en inglés.

Un ejemplo mail (surgido de traducir la planilla anterior y adecuando los links a recursos en español) puede ser el siguiente:

Es recomendable ajustar el contenido del mail a medida de la organización, incluso agregando material gráfico que destaque el mail y sea visualmente atractivo. Además, agregar una casilla de correo interna para que los usuarios puedan escribir cuando tengan dudas.

Como validar Office 365 con un piloto de un mes – Parte 1: Obteniendo el Trial

Algo que no todos saben es que a la hora de evaluar Office 365 es factible acceder un trial gratuito de un mes de Office 365 para poder validar la solución. Esto permite realizar un piloto de un mes (30 días para ser exactos) para experimentar en primera persona Office 365 y probar su potencial y todo lo que ofrece.

El objetivo de esta serie de artículos es poder guiarlo en las primeras etapas de configuración de un piloto de Office 365, de forma de que pueda aprovechar sus 30 días de evaluación al máximo.

Además, al finalizar el piloto y una vez que Ud. y su equipo estén convencidos, podrá contratar el servicio sin perder la configuración y trabajo realizado durante ese mes de piloto y validación.

El primer paso consiste en preparar el entorno para que los usuarios de su organización que lo acompañan en el piloto puedan comenzar a explorar y utilizar Office 365 lo antes posible.

Parte 1: Obtenga su trial de Office 365 y cree su organización:

  • Siga el link a la siguiente página de información acerca de Office 365 y navegue hasta la sección “Probar Office 365 por 30 días sin costo”, luego haga click en la opción de prueba que desee validar (Business Premium o Enterprise E3).

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Si tiene dudas sobre cuál plan elegir puede ver las principales diferencias en formato de tabla ingresando a la tabla comparativa de planes Office 365. Elegir el plan correcto es importante para que su piloto sea lo más fiel a la realidad y en el caso que decida continuar el servicio a partir del piloto ejecutado.

  • Al ingresar al Plan podrá ver información de resumen del plan de trial seleccionado. Avance con el botón “Siguiente” (ver próxima imagen)

  • A continuación debe ingresar sus datos. Hay algunos datos importantes que requieren especial atención al completarlos:
    • País: El país que seleccione incide en aspectos como la moneda de facturación, el centro de datos más cercano donde va a residir su información y el lenguaje de algunos sitios que se crean por defecto en SharePoint Online. Esta opción luego de creado el servicio no puede ser cambiada, por lo que es de importancia que la complete correctamente.

  • Nombre de la Organización: El nombre que seleccione representará a su organización dentro de Office 365.
    • Además, lo que cargue como Nombre de la organización se usará para completar la dirección de correo por defecto. Por ejemplo, si selecciona “Mi Empresa XYZ”, la dirección de correo de sus usuarios por defecto será usuario@MiEmpresaXYZ.onmicrosoft.com Puede ajustar ese valor por defecto en la opción “crear un nuevo Id. de usuario” la primera vez que configure el servicio. Luego quedará como el dominio por defecto de su organización.

Recuerde anotar en algún lugar la cuenta creada (por ejemplo admin@MiEmpresaXYZ.onmicrosoft.com ) y recuerde el password que ingresó, dado que será lo que utilice para autenticarse como administrador del servicio.

  • En el paso previo a crear su cuenta se le pedirá comprobar su número de teléfono. Al principio puede parecer complicado, pero en realidad es un paso bastante sencillo. Seleccionando la opción “mensaje de texto” en segundos le llegará un SMS al celular con un código de verificación que deberá ingresar para poder avanzar.

Una vez que complete correctamente los datos y seleccione la opción de “Crear su Cuenta”, habrá comenzado su trial de Office 365!

A continuación será llevado al centro de administración de Office 365 donde podrá dar de alta a los usuarios de su organización (hasta 25 en el trial). En el siguiente artículo llamado “Parte 2: Agregando usuarios y dándoles una correcta bienvenida” puede acceder a información detallada de como continuar con su piloto.