Como validar Office 365 con un piloto de un mes – Parte 2: Agregando usuarios y dándoles una correcta bienvenida

Esta serie de artículos busca poder guiarlo en las primeras etapas de configuración de un piloto de Office 365. En la Parte 1 detallamos cómo acceder a un trial gratuito por un mes de Office 365 y como dar de alta su organización. Ahora detallaremos como dar de alta a los usuarios que lo acompañarán durante la validación del piloto y compartiremos con usted un posible mensaje de bienvenida para que sean introducidos a Office 365 y puedan comenzar a utilizarlo lo más pronto posible.

Parte 2: Agregue a los usuarios de su organización y deles la bienvenida:

Para agregar nuevos usuarios, debe ingresar al centro de administración de Office 365 y seleccionar la opción “Configurar”.

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Como accedo al centro de administración de Office 365?:

En caso que haya cerrado la ventana luego de crear la organización y quiera acceder al centro de administración de Office 365, ingrese a https://potal.office.com y autentíquese con la cuenta administradora del piloto que creó. En caso que no haya anotado la dirección de email de la cuenta para el piloto, Microsoft le envía la información a la casilla de correo alternativa que ingresó al darse de alta. Una vez autenticado, seleccione la opción “Administrador” en la barra de Office como se puede ver en la siguiente imagen:

  • Una vez dentro del centro de administración y si es la primera vez que se accede, al seleccionar “Configurar” se pide elegir un dominio. Lo recomendado para un piloto es comenzar utilizando el dominio por defecto durante el período de evaluación y luego actualizarlo al dominio de la empresa en etapas posteriores, cuando se avance en a un despliegue completo del servicio. Para efectos de este artículo, marcaremos la opción por defecto y a continuación haremos click en “Siguiente”.

  • Para agregar usuarios seleccione la opción “Agregue usuarios y asigne licencias”.

  • A continuación seleccione la opción “agregar usuarios de uno en uno” y luego seleccione “Siguiente”. Esto le permitirá crear cada usuario y asignarle sus respectivas licencias de a uno por vez.

  • El siguiente paso consiste en dar de alta los datos de cada usuario, así como su cuenta y contraseña. Puede optar por que el usuario este obligado a ingresar su propio password la primera vez que accede. Además puede reenviar la información de cuenta y password asignado hasta 5 casillas de mail.

Se recomienda utilizar información lo más parecida posible a la que se esté utilizando actualmente en su ambiente productivo On Premises si es que cuenta con uno. Por ejemplo, si la cuenta actual On Premises de un usuario se llama mgomez, mantener el mismo nombre al crear la cuenta en Office 365. Por último seleccione “Crear”.

Se puede repetir el procedimiento para cargar manualmente cada una de las cuentas de los usuarios que participan del Piloto. Es interesante saber que además de este mecanismo manual existen otras opciones de carga de usuario que permiten automatizar el proceso:

  • Mediante un CSV: Debajo de la opción de “agregar usuarios de uno en uno” puede agregar múltiples usuarios mediante la opción “Agregar usuarios en masa con un archivo .CSV”. Esta opción es bastante simple, donde se descarga y completa un archivo CSV donde cada columna es un atributo del usuario. Luego se sube y se dan de alta los usuarios.
  • Mediante el PowerShell de Windows: Utilizando el módulo de Microsoft Online PowerShell puede dar de alta usuarios mediante línea de comando. Puede acceder al siguiente artículo para mayor información: Agregar usuarios a Office 365 con Windows PowerShell
  • Azure Active Directory: A futuro y una vez validado su piloto posiblemente desee que las cuentas se creen de forma sincronizada con su Active Directory organizacional. Para esto existe la herramienta de sincronización “Azure Active Directory”. Por más detalle puede acceder al siguiente vínculo: Azure Active Directory Connect

Mensaje de Bienvenida:

Una vez dada de alta la cuenta de un usuario, es importante poder darle las herramientas necesarias para que su experiencia en la solución sea la mejor posible. Una forma de maximizar la introducción a nuevos usuarios es enviándoles un mail de bienvenida con información de acceso y una introducción de uso.

Microsoft tiene algunas plantillas de mail que son muy útiles (como por ejemplo esta plantilla de correo de bienvenida ) pero que están en inglés.

Un ejemplo mail (surgido de traducir la planilla anterior y adecuando los links a recursos en español) puede ser el siguiente:

Es recomendable ajustar el contenido del mail a medida de la organización, incluso agregando material gráfico que destaque el mail y sea visualmente atractivo. Además, agregar una casilla de correo interna para que los usuarios puedan escribir cuando tengan dudas.

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