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Cómo ser más productivo en la Nube – Parte 1

Introducción

Optar por utilizar servicio en la nube no es únicamente una cuestión de economía o de practicidad. La forma de trabajo ha evolucionado de forma tal que es requisito poder acceder a la información de operación inmediatamente y no solamente desde la oficina, sino desde cualquier ubicación y dispositivo inteligente. Esto trae aparejado nuevas problemáticas relativas a la seguridad y el control que tiene la organización sobre su información y desde donde esta se accede, problemas que Office 365 ataca como una plataforma integral de diversas formas efectivas.

Office 365 permite acceder a una solución empresarial que combina suite informática, servidor de e-mail, portal de colaboración, repositorio documental, comunicaciones unificadas y redes sociales empresariales a un costo acorde a la cantidad de usuarios a subscribir, lo que es conveniente.

Además, al correr en hardware que administra Microsoft libera al personal de IT de varias tareas repetitivas de infraestructura como tener que monitorear el rendimiento de los servidores, aplicar parches de seguridad, realizar respaldos de bases de datos y migraciones de versiones de producto, permitiéndole centrarse en crear nuevas soluciones que aporten valor al negocio y en su evolución.

Es probable que si usted utiliza herramientas Microsoft y participa de la toma de decisión de su organización, este evaluando utilizar Office 365 o directamente ya esté utilizándolo. A continuación le contamos acerca de aplicaciones y usos de Office 365 que lo ayudarán a ser más productivo en su trabajo diario.

Aproveche sus tiempos – Aplicaciones de Office

¿No le ha pasado preparar una presentación y querer hacer un repaso? ¿O que se le ocurra agregar una nueva idea al documento que estuvo trabajando horas antes? Muchas veces esto sucede durante un tiempo muerto, como al estar esperando transporte o tomando un café e implica abrir la notebook (si es que la llevamos con nosotros), lo que no se termina haciendo por ser impráctico. La respuesta para aprovechar estos momentos está en utilizar Office desde su dispositivo móvil.

Para aquellas subscripciones de Office 365 que cuentan con Office para equipos (por ejemplo planes Empresa o Empresa Premium) además de poder  instalar Office en PC y Mac, cuentan con aplicaciones para tabletas y teléfonos (hasta en 5 dispositivos de cada categoría).

Las últimas versiones de las aplicaciones de Word, Excel y PowerPoint para celulares y tablets (iPhone, IPad, Android, Windows) se encuentran muy evolucionadas, permitiendo trabajar con sorprendente comodidad. Incluso una vez que la aplicación conoce los lugares donde se encuentran sus documentos en la nube (por ejemplo en OneDrive for Business o en librerías de SharePoint Online), le muestran un listado de los últimos documentos en los que trabajó sin importar el dispositivo que utilizó.

De todas las versiones, quizás Android era la que estaba un poco más atrás si la comparábamos con la de IPhone, pero eso ha cambiado desde hace aproximadamente un mes con la nueva versión de las aplicaciones de Office para Android que ya no se queda atrás en funcionalidades.

Al abrir las aplicaciones de Office podemos ver los documentos que editamos recientemente, simplificando retomar un documento que trabajamos desde la versión de Escritorio.
Slide2

Desde la aplicación de PowerPoint es sencillo modificar las notas de una diapositiva, su texto (incluido formato) y organizar formas e imágenes.

Incluso permite iniciar una presentación desde el dispositivo en pantalla completa.

New Microsoft PowerPoint Presentation

La aplicación de Word permite optar por ver un documento en su vista original o una especial que adapta el contenido a la pantalla del dispositivo, facilitando su edición.

Desde estas aplicaciones podemos crear, abrir y guardar directamente sobre SharePoint Online o OneDrive Business.

También existen aplicaciones para Excel, OneNote y Outlook.


MDM – Tema relacionado:

Relativo a acceder a la documentación de la organización desde dispositivos móviles, es importante tener en vista que Microsoft recientemente comenzó a ofrecer funcionalidades de Administración de Dispositivos Móviles (MDM) de forma gratuita para las subscripciones pagas de Office 365 (Planes Business, Enterprise, EDU y Gobierno). Permite a las empresas restringir el acceso desde aplicaciones móviles en dispositivos Windows Phone, iOS y Android a Office 365 solamente a aquellos dispositivos autorizados o que cumplan determinadas reglas o políticas definidas en la organización. Incluso permite borrar el contenido de un dispositivo registrado si se pierde o es robado, pudiendo borrar todo o únicamente el contenido asociado a Office 365, como ser mails, documentos o archivos de OneDrive.


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Martín Ferreira

Martín es Ingeniero de Sistemas y líder técnico del área de Portales y Colaboración en UruIT, especializándose en SharePoint y Office 365. Ha participado en una gran cantidad de proyectos y consultorías para clientes de Uruguay, Chile y EEUU desde las primeras versiones de ambos productos hasta la actualidad.

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