Como validar Office 365 con un piloto de un mes – Parte 2: Agregando usuarios y dándoles una correcta bienvenida

Esta serie de artículos busca poder guiarlo en las primeras etapas de configuración de un piloto de Office 365. En la Parte 1 detallamos cómo acceder a un trial gratuito por un mes de Office 365 y como dar de alta su organización. Ahora detallaremos como dar de alta a los usuarios que lo acompañarán durante la validación del piloto y compartiremos con usted un posible mensaje de bienvenida para que sean introducidos a Office 365 y puedan comenzar a utilizarlo lo más pronto posible.

Parte 2: Agregue a los usuarios de su organización y deles la bienvenida:

Para agregar nuevos usuarios, debe ingresar al centro de administración de Office 365 y seleccionar la opción “Configurar”.

2

Como accedo al centro de administración de Office 365?:

En caso que haya cerrado la ventana luego de crear la organización y quiera acceder al centro de administración de Office 365, ingrese a https://potal.office.com y autentíquese con la cuenta administradora del piloto que creó. En caso que no haya anotado la dirección de email de la cuenta para el piloto, Microsoft le envía la información a la casilla de correo alternativa que ingresó al darse de alta. Una vez autenticado, seleccione la opción “Administrador” en la barra de Office como se puede ver en la siguiente imagen:

  • Una vez dentro del centro de administración y si es la primera vez que se accede, al seleccionar “Configurar” se pide elegir un dominio. Lo recomendado para un piloto es comenzar utilizando el dominio por defecto durante el período de evaluación y luego actualizarlo al dominio de la empresa en etapas posteriores, cuando se avance en a un despliegue completo del servicio. Para efectos de este artículo, marcaremos la opción por defecto y a continuación haremos click en “Siguiente”.

  • Para agregar usuarios seleccione la opción “Agregue usuarios y asigne licencias”.

  • A continuación seleccione la opción “agregar usuarios de uno en uno” y luego seleccione “Siguiente”. Esto le permitirá crear cada usuario y asignarle sus respectivas licencias de a uno por vez.

  • El siguiente paso consiste en dar de alta los datos de cada usuario, así como su cuenta y contraseña. Puede optar por que el usuario este obligado a ingresar su propio password la primera vez que accede. Además puede reenviar la información de cuenta y password asignado hasta 5 casillas de mail.

Se recomienda utilizar información lo más parecida posible a la que se esté utilizando actualmente en su ambiente productivo On Premises si es que cuenta con uno. Por ejemplo, si la cuenta actual On Premises de un usuario se llama mgomez, mantener el mismo nombre al crear la cuenta en Office 365. Por último seleccione “Crear”.

Se puede repetir el procedimiento para cargar manualmente cada una de las cuentas de los usuarios que participan del Piloto. Es interesante saber que además de este mecanismo manual existen otras opciones de carga de usuario que permiten automatizar el proceso:

  • Mediante un CSV: Debajo de la opción de “agregar usuarios de uno en uno” puede agregar múltiples usuarios mediante la opción “Agregar usuarios en masa con un archivo .CSV”. Esta opción es bastante simple, donde se descarga y completa un archivo CSV donde cada columna es un atributo del usuario. Luego se sube y se dan de alta los usuarios.
  • Mediante el PowerShell de Windows: Utilizando el módulo de Microsoft Online PowerShell puede dar de alta usuarios mediante línea de comando. Puede acceder al siguiente artículo para mayor información: Agregar usuarios a Office 365 con Windows PowerShell
  • Azure Active Directory: A futuro y una vez validado su piloto posiblemente desee que las cuentas se creen de forma sincronizada con su Active Directory organizacional. Para esto existe la herramienta de sincronización “Azure Active Directory”. Por más detalle puede acceder al siguiente vínculo: Azure Active Directory Connect

Mensaje de Bienvenida:

Una vez dada de alta la cuenta de un usuario, es importante poder darle las herramientas necesarias para que su experiencia en la solución sea la mejor posible. Una forma de maximizar la introducción a nuevos usuarios es enviándoles un mail de bienvenida con información de acceso y una introducción de uso.

Microsoft tiene algunas plantillas de mail que son muy útiles (como por ejemplo esta plantilla de correo de bienvenida ) pero que están en inglés.

Un ejemplo mail (surgido de traducir la planilla anterior y adecuando los links a recursos en español) puede ser el siguiente:

Es recomendable ajustar el contenido del mail a medida de la organización, incluso agregando material gráfico que destaque el mail y sea visualmente atractivo. Además, agregar una casilla de correo interna para que los usuarios puedan escribir cuando tengan dudas.

Como validar Office 365 con un piloto de un mes – Parte 1: Obteniendo el Trial

Algo que no todos saben es que a la hora de evaluar Office 365 es factible acceder un trial gratuito de un mes de Office 365 para poder validar la solución. Esto permite realizar un piloto de un mes (30 días para ser exactos) para experimentar en primera persona Office 365 y probar su potencial y todo lo que ofrece.

El objetivo de esta serie de artículos es poder guiarlo en las primeras etapas de configuración de un piloto de Office 365, de forma de que pueda aprovechar sus 30 días de evaluación al máximo.

Además, al finalizar el piloto y una vez que Ud. y su equipo estén convencidos, podrá contratar el servicio sin perder la configuración y trabajo realizado durante ese mes de piloto y validación.

El primer paso consiste en preparar el entorno para que los usuarios de su organización que lo acompañan en el piloto puedan comenzar a explorar y utilizar Office 365 lo antes posible.

Parte 1: Obtenga su trial de Office 365 y cree su organización:

  • Siga el link a la siguiente página de información acerca de Office 365 y navegue hasta la sección “Probar Office 365 por 30 días sin costo”, luego haga click en la opción de prueba que desee validar (Business Premium o Enterprise E3).

1

Si tiene dudas sobre cuál plan elegir puede ver las principales diferencias en formato de tabla ingresando a la tabla comparativa de planes Office 365. Elegir el plan correcto es importante para que su piloto sea lo más fiel a la realidad y en el caso que decida continuar el servicio a partir del piloto ejecutado.

  • Al ingresar al Plan podrá ver información de resumen del plan de trial seleccionado. Avance con el botón “Siguiente” (ver próxima imagen)

  • A continuación debe ingresar sus datos. Hay algunos datos importantes que requieren especial atención al completarlos:
    • País: El país que seleccione incide en aspectos como la moneda de facturación, el centro de datos más cercano donde va a residir su información y el lenguaje de algunos sitios que se crean por defecto en SharePoint Online. Esta opción luego de creado el servicio no puede ser cambiada, por lo que es de importancia que la complete correctamente.

  • Nombre de la Organización: El nombre que seleccione representará a su organización dentro de Office 365.
    • Además, lo que cargue como Nombre de la organización se usará para completar la dirección de correo por defecto. Por ejemplo, si selecciona “Mi Empresa XYZ”, la dirección de correo de sus usuarios por defecto será usuario@MiEmpresaXYZ.onmicrosoft.com Puede ajustar ese valor por defecto en la opción “crear un nuevo Id. de usuario” la primera vez que configure el servicio. Luego quedará como el dominio por defecto de su organización.

Recuerde anotar en algún lugar la cuenta creada (por ejemplo admin@MiEmpresaXYZ.onmicrosoft.com ) y recuerde el password que ingresó, dado que será lo que utilice para autenticarse como administrador del servicio.

  • En el paso previo a crear su cuenta se le pedirá comprobar su número de teléfono. Al principio puede parecer complicado, pero en realidad es un paso bastante sencillo. Seleccionando la opción “mensaje de texto” en segundos le llegará un SMS al celular con un código de verificación que deberá ingresar para poder avanzar.

Una vez que complete correctamente los datos y seleccione la opción de “Crear su Cuenta”, habrá comenzado su trial de Office 365!

A continuación será llevado al centro de administración de Office 365 donde podrá dar de alta a los usuarios de su organización (hasta 25 en el trial). En el siguiente artículo llamado “Parte 2: Agregando usuarios y dándoles una correcta bienvenida” puede acceder a información detallada de como continuar con su piloto.