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Así empezamos

En las empresas grandes, la administración de contratos suele ser engorrosa. La generación, seguimiento y almacenamiento de estos documentos se vuelve compleja por la cantidad de usuarios involucrados y la falta de un repositorio central permita acceder a la última versión de los contratos, sus anexos y boletas de garantía.

El resultado: no se cuenta con la información necesaria para tomar decisiones al momento de renovar contratos u otras acciones relacionadas. Además se genera un sobrecosto en los servicios contratados, riesgos financieros, riesgos de juicios y demandas por posibles incumplimientos de obligaciones laborales de los proveedores subcontratados, entre otros. Esto hizo que un importante cliente de desarrollo de obras publicas decidiera implementar una solución inteligente que les ahorrara tiempo y esfuerzo.

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El sistema de gestión

Esta solución automatiza el proceso de Gestión de Contratos que previamente era realizado de forma manual por el cliente. El sistema actúa como un repositorio centralizado que permite la gestión integral del ciclo de vida de un contrato desde sus etapas iniciales, llevando un registro ordenado de las versiones del mismo.

La solución está conformada por un sitio web que utiliza bibliotecas de documentos donde se almacena la documentación correspondiente a cada contrato, listas para realizar el seguimiento, y workflows que modelan el ciclo de vida de los contratos.
El objetivo de este sitio web es disminuir los tiempos invertidos en la gestión de contratos.

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El desarrollo inteligente

  • La plataforma cuenta con indicadores en línea que permiten medir las cláusulas vigentes de los distintos contratos. De esta forma se evalúa el cumplimiento de los estándares asociados, aumentando así la eficiencia del proceso.
  • Incluye reportes que permiten visualizar el estado de los contratos gestionados.
  • Uso intensivo de vistas y webparts costumizadas que permiten dar seguimiento a los flujos de trabajo, que modelan el comportamiento de los contratos.
  • Flujos de trabajo complejos en SharePoint Designer.
  • ntegración con vistas de reportes de contratos.
  • Con la innovación que caracteriza al equipo de UruIT, el sistema de gestión es una tecnología amigable con los últimos avances para que el usuario tenga una excelente experiencia, cumpliendo con sus objetivos.
Caso: Sistema de Gestión de Contratos.
Industria: Construcción y explotación de Obras Públicas
Ciudad/ País: Santiago, Chile.
Tecnologías utilizadas: SharePoint 2010, Jquery, ASPNET.
Servicio de UruIT: Colaboración 2.0. Sitio web costumizado que realiza gestión documental de los contratos y un uso intensivo de workflows para modelar el ciclo de vida de los contratos.
Tiempo de realización del proyecto: 5 meses. Diciembre – 2011 a Abril – 2012.
Certificaciones del equipo: Microsoft SharePoint 2010 – Application Development